オフィス移転マニュアル
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オフィス移転お役立ち情報
はじめに
オフィスを移転する前に知っておきたい移転の流れとコスト・チェックポイントをご紹介しています。
移転にともなう手続きなどの業務もタイムスケジュールに添って詳しく説明しています。
チェックリストの項目を確認しながら移転の準備を進めていただき、ぜひオフィス移転を成功させてください。
目次
オフィス移転の流れ・スケジュール
規模の大小にもよりますが、一般的にオフィス（事務所）移転には、約8か月程度の準備期間が必要です。 会社移転の8か月前までを目安に対応すべきことを解説します。
移転コストシミュレーション
オフィス移転は会社規模に応じて大きく異なり、入居を希望するビルの規約や原状回復費用の有無、新オフィスの内装など、企業によってその費用には大きな差がでます。
目安となる費用相場を各項目に分けて記載しておりますので、それぞれチェックしていきましょう！
オフィス移転にかかる費用は大きく3つに分類されます。
新オフィス構築費用
- 項目
- 費用相場
- 敷金
-
小規模オフィス（50坪まで）：賃料4〜6ヶ月分
大規模オフィス（50坪以上）：賃料6〜12ヶ月分
- 礼金
- 賃料1〜2ヶ月分
- 仲介手数料
-
賃料1ヶ月分
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- 保証会社利用料
- 賃料1ヶ月分
- 火災保険料
- 2万円/2年間〜
- 前賃料
- 入居月と翌月分
- 内装工事費
- 20万円〜60万円/坪
- 設備・通信工事費
- 10万円〜20万円/従業員1名※
- 備品・家具購入費
- 10万円〜50万円/従業員1名※
- 移転案内費用
- 1万円/従業員1名※
※さらにキャッシュバック金で家具のグレードアップや移転に関わる諸費用に充当も可能
旧オフィス退去費用
- 項目
- 費用相場
- 敷金返還
- 退去後返還時期 要確認
- 原状回復工事
- 8万～25万/坪
引越・予備費用
- 項目
- 費用相場
- 引越費用
- 3万～5万/従業員1名
- 産業廃棄物費用
- 2トン車1台分で7～8万円程度、4トン車1台分で12～15万円程度
- 届出費用（司法書士依頼する場合）
- 10万円～20万円
- 予備費用（備品等）
- 1万円〜2万円/従業員1名
- 予備費用（重複賃料）
- 現オフィス賃料の1か月分
ご希望条件や現オフィスの条件を入力できる
コストシミュレーションを下記よりダウンロードいただけます。
是非ご活用ください！
上記の内容をまとめたコストシミュレーション表の作成が可能です。
（Excel形式、編集可能）
移転コストシミュレーションダウンロード
オフィス移転チェックリスト
オフィス移転を計画する際に必要となる事項をまとめました。
抜けもれなくオフィス移転を成功させるためにご活用ください。
オフィス移転準備
-
01
現状の確認（課題点、不満点・契約関係・採用計画等）
-
02
移転目的・目標の確認
-
03
移転の流れ・スケジュールの確認
※移転スケジュール表でチェック！
-
04
移転エリアの選定
-
05
概算移転コストの算出（賃料・内装工事費・引越費用等）
※コストシミュレーションでチェック！
移転先物件の選定
-
01
候補物件の情報収集
-
02
候補物件の内見
※駅距離、入居テナント、周辺施設・環境のチェックも忘れずに！
-
03
条件交渉
※経験豊富な専任スタッフが交渉いたします。
-
04
申し込み
-
05
契約
移転決定・業者選定
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01
移転スケジュールの決定
-
02
取締役会決議
-
03
社員への移転アナウンス
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04
内装業者の選定
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05
レイアウト・内装デザインの決定
-
06
電話・ネットワーク機器業者の選定
-
07
引越業者の選定
-
08
その他オフィスサービス業者の選定（給茶機・清掃など）
現オフィスの退去手続き
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01
解約予告通知の発送（定期借家契約の場合は不要）
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02
敷⾦・預託金 返還時期の確認
-
03
原状回復⼯事 条件及び業者選定可否確認
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04
原状回復⼯事 内容確認・⾒積依頼
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05
原状回復⼯事 ⼯期確認・⾒積査定
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06
原状回復⼯事 発注〜着⼯〜検収
-
07
敷⾦・預託金 返還確認
関係先への連絡
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01
移転案内 送付リストの作成
-
02
移転案内 挨拶文・地図・宛名の作成
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03
移転案内 挨拶状の印刷
-
04
移転案内 発送時期確認・発送
-
05
取引先
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06
金融機関・リース会社
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07
加入団体
-
08
保守・メンテナンス会社
-
09
定期購入・購読関係
-
10
備品・消耗品購入先
-
11
社宅などの福利厚生施設
WEBサイト・メール
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01
WEBサイト 住所変更
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02
メール署名変更
-
03
メルマガ署名変更
印刷物
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01
会社案内・封筒・パンフレット・帳票類の住所変更
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02
名刺・社判・ゴム印の発注（社員証、ビルセキュリティカード）
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03
住所変更シール（あると便利です）
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01
法務局
-
02
税務署
-
03
社会保険事務所
-
04
ハローワーク
-
05
労働基準監督署
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06
警察署
-
07
消防署
-
08
郵便局
-
09
電話・回線会社
-
10
銀行
新オフィスの入居準備（アナウンス・各種マニュアル）
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01
新オフィスの概要・ルール説明
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02
引越スケジュール、梱包ルール、廃棄ルールの説明
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03
引越前⽇、新オフィス出社⽇の作業説明
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04
通勤定期買い替えルールの策定・説明
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05
現オフィスの鍵回収、新オフィスの鍵配布
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06
防災訓練、救急救命セミナー（AEDの設置場所説明など）
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07
座席表・内線表の作成
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08
設備・備品・会議室使用マニュアル（空調・照明スイッチ図、最終退館者の操作、AV設備の使⽤⽅法）
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09
来客対応マニュアル
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10
防⽕防災⽅針、災害時マニュアル、災害時事業継続計画
-
11
郵便物、宅急便発送受け取りルール
-
12
安全衛⽣実⾏計画、安全衛⽣監査計画
移転届出関係
オフィス移転後は関係官庁等への届出が必要です。参考にして期限内に確実に完了させましょう。
- 届出の種類
- 届け先
- 期日・期間
- 本店移転、もしくは支店移転登記申請書
- 法務局
- 移転日より2週間以内。支店の場合は3週間以内。
- 事業年度、納税地、その他変更異動届け、給与支払い事業者移転届け
- 税務署
- 移転日より1か月以内
- 納税地、その他変更異動届け、自動車税の申告
- 都道府県税事務所
- 移転日より1か月以内
- 適用事業所所在地、名称変更届け
- 社会保険事務所
- 移転日より5日以内
- 雇用保険事業主事業所各種変更届け
- 公共職業安定所（ハローワーク）
- 移転日より10日以内
- 適用事業報告書、建設物・機械等設置移転変更届け、名称・所在地変更届け、確定保険料申告書、保険関係成立届及び保険料申告書
- 労働基準監督署
- -適用事業報告書⇒遅滞なく
-名称・所在地変更届け⇒移転日より10日以内
-確定保険料申告書⇒保険関係消滅の日から50日以内
-保険関係成立届及び保険料申告書⇒保険関係成立の日から10日以内
- 転居届
- 郵便局
- 移転先決定後早めに届出。
また、窓口での届出の際には、所属先がわかるもの（社員証、健康保険証等）の提示を求められます。
- 防火管理者選任届け出
- 消防署
- 移転後速やかに、管轄消防署へ防火管理者の届出が必要。
- 電話申し込み、旧ビルの電話使用廃止手続き
- NTT
- NTTでは通常、依頼してから開通まで電話回線で2週間、ネット回線では3週間から1か月強の時間が掛かります。ビルによって光回線の敷設が可能か、事前にNTTの現地調査が必要な場合もあります。移転日2か月前から手配することをおすすめします。
- 取引店変更依頼
- 銀行
- 届出は現在の取引店、もしくは今後利用予定の支店で手続きが可能です。銀行により異なりますので、事前に各銀行窓口へお問合せください。
